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LOS VIAJES DEL JEFE

Es muy frecuente que los directivos realicen viajes de negocios. Estos pueden ser planeados o imprevistos por lo cual la secretaria debe estar preparada para coordinar todo lo relacionado con el viaje, sin dejar de lado sus actividades cotidianas de la oficina.

Organización del viaje:

·         Debe de contarse con una agencia de viajes de confianza para asesorarse.

·         Elaborar una lista detallada de lo que va a ejecutar.

·         Preparar un itinerario y programa de viaje.

·         Definir medios de transporte y rutas de recorrido.

·         Hacer reservaciones de transportes y hoteles.

·         Recoger los tickets oportunamente.

·         Reunir información material y elementos que llevara el ejecutivo.

·         Preparar etiquetas para identificación de material y equipaje.

·         Realizar arreglos financieros del caso.

·         Averiguar si hay eventos especiales como: cena, cócteles, etc.

·         Prever la consecución de obsequios especiales si es necesario.

·         Comunicarse con las personas u oficinas donde va a llegar el jefe.

* Al regreso del jefe se debe:

Organizar un resumen detallado de lo sucedido en la oficina.

Iniciar inmediatamente el trámite administrativo de: facturas de hoteles, restaurantes, gastos de representación, beaticos, etc.

Realizar los documentos que el jefe a traído de su viaje.

Preparar cartas y tarjetas de agradecimiento según las instrucciones del jefe.

Confirmar las citas establecidas en su ausencia.