caracteristicas dse una secretaria

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.


¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol?




Discreción



Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.



Puntualidad



Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.



Paciencia



Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.



Organización



Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo.



Lealtad



La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o “dedicarse a pesar de…”

Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.



Tacto



Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.



Responsabilidad



La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.



Conclusión



Siempre recuerda que tú misma serás quien, desempeñando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dará categoría e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa, puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, debemos explotarla.