que debe hacer una secretaria

Secretaria Ejecutiva




Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.



Entre sus principales cometidos se encuentra:



* Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).

* Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc.

* Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

* Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

* Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.



¿Qué debe hacer toda Secretaria?



- Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.

- Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

- Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma.

- Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

- Levantar el acta de cada una de las sesiones.

- Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia.

- Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité durante las sesiones.



Ejemplo: La Nueva Secretaria



Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran "asistentes".



En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

caracteristicas dse una secretaria

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.


¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol?




Discreción



Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.



Puntualidad



Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.



Paciencia



Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.



Organización



Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo.



Lealtad



La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o “dedicarse a pesar de…”

Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.



Tacto



Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.



Responsabilidad



La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.



Conclusión



Siempre recuerda que tú misma serás quien, desempeñando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dará categoría e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa, puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, debemos explotarla.

desempeño de la secretaria

En una ocasión, pregunté a un directivo empresarial quién era la persona más importante para él en toda la compañía. Sin alguna duda me respondió:




"Mi asistente ejecutiva: sin ella no lograría ser eficiente".



No es un caso aislado; muchos directivos saben (aunque no lo reconozcan) que sin sus secretarias serían cerebros sin brazos, o sin corazón o sin hemisferio derecho. Por lo tanto, es oportuno que una asistente tenga plena conciencia que es mucho más que una empleada de apoyo, es una promotora, animadora, coordinadora, moderadora, inspiradora para la toma de decisiones importantes y, sobre todo, es la imagen del jefe y de la propia empresa.



Para ser asistente ejecutiva, se requiere responsabilidad, conocimientos y profesionalismo. Para apoyar al gerente que quiere ser líder en su empresa, la asistente debe desarrollar las habilidades de liderazgo dentro del ámbito de sus funciones. Es por eso que en el taller sobre el papel y desempeño de la secretaria ejecutiva se han trabajado temas como inteligencia emocional y comunicación estratégica, es decir, habilidades propias del liderazgo.



Además se ha puesto en relieve el carácter "femenino" de estas habilidades, siendo que las mujeres tienen mejores recursos para adquirirlas, desarrollarlas y modelarlas. Es más, se ha recordado la "misión existencial de la mujer" en la sociedad actual: promover y defender lo específicamente humano. Recuperar la sensibilidad humanista, en particular el amor de donación como cifra de la dignidad humana y sentido de plenitud existencial.



Después de cinco siglos de modernidad, caracterizada por el frío intelectualismo machista, la posmodernidad requiere una nueva presencia de la mujer en la cultura y en la sociedad, recuperando el valor de las razones del corazón que la razón no entiende. Podríamos decir que "co-razón" y "con razón" van de acuerdo, que inteligencia, voluntad y sentimientos se pueden engarzar en una conducta plenamente humana.



La tan mentada Inteligencia Emocional es la aplicación psicológica de esta filosofía del ser humano. Las participantes al taller han podido tomar conciencia de que el ser humano es dueño de su propio mundo emocional, no olviden esto por favor. No son las cosas que suceden lo que nos perturba emocionalmente, sino nuestras interpretaciones de las cosas. Y nuestras interpretaciones dependen de nuestras creencias, estado de ánimo y experiencias precedentes. Realidades internas a nosotros que podemos regular y al regularlas, estamos regulando las emociones.



La inteligencia emocional implica y causa habilidades comunicativas específicas, como el manejo responsable del mensaje de relación implicado en toda comunicación y el Lenguaje Yo, es decir, una manera de comunicarse que asume la responsabilidad de nuestras emociones y busca asertivamente la solución de los conflictos, la satisfacción de necesidades, demandas y deseos.



Tanto la Inteligencia Emocional como las habilidades comunicativas confluyen en una herramienta de crecimiento y aprendizaje crucial para la empresa: la retroalimentación, tanto apreciativa como constructiva.



Las invito pues, a poner en práctica todo lo aprendido para que el tiempo invertido sea realmente benéfico para la persona más especial, usted, secretaria ejecutiva.

rol de la secretaria

El nuevo rol de la secretaria ejecutiva

Las secretarias también sienten los cambios del mercado laboral. Trabajan para más gente y cumplen otras funciones.















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La televisión del pasado las ha estereotipado como lindas señoritas que tomaban mensajes en las rodillas de sus jefes; las nuevas tendencias en materia organizacional incluso las han querido borrar del mapa empresarial.Producto de la competencia y la necesidad de bajar los gastos, las empresas redujeron el número de secretarias o nunca reemplazaron a aquella que alguna vez abandonó la compañía. De hecho, hoy es toda una rareza que una secretaría maneje las cuestiones de un solo director.En muchas compañías les cambiaron hasta el nombre: hoy las llaman team assistant, lo que traducido es asistente del equipo, una manera elegante de decir que dan soporte a varios gerentes o, en muchos casos, a toda un área.A la hora de los aumentos salariales, las empresas argumentan que la actividad estrictamente secretarial disminuyó ante el surgimiento de nuevas tecnologías. Hoy, las reuniones se convocan vía intranet y las agendas se chequean electrónicamente. Nuevas y viejas funcionesLa vieja función de cubrirle las espaldas al jefe, de ser esa arpía bloqueadora de visitas y llamados, desapareció. Hoy son solucionadoras de problemas y un nexo entre el jefe y el cliente, interno o externo, sostiene la consultora Clara Doblas. Doblas, que se independizó hace cinco años, luego de trabajar 17 como secretaria para IBM, precisó en qué se diferencia el trabajo de las secretarias de ayer y hoy.-¿No les molesta a las secretarias haber perdido ese poder de otros tiempos? -Y un poco sí. No es sencillo. Antes se enteraban de todo lo que pasaba en la empresa. Hoy todo va por correo electrónico y pierden el control de la documentación que aprueba su jefe.... dejaron de ser el embudo y esa adaptación, hay que admitirlo, no es senciila. Pero están trabajando en eso.-¿Las secretarias son medidas por objetivos como el resto de los empleados?. -Por supuesto. Hoy, el 40 por ciento de sus responsabilidades tiene que ver con el manejo de agenda, la atención de llamadas y el manejo de archivo. El 60 restante, con el cumplimiento de los objetivos del área a la cual reportan. Si una secretaria trabaja en cobranzas, su sueldo tendrá que ver con el resultado del sector.-¿Qué les recomendaría? -Que valoren su nuevo rol, el hecho de tener entidad propia; que se sientan orgullosas de ser hacedoras de soluciones, en vez de una valla inexpugnable. En materia de tareas, les diría que no sufran por el teléfono que ya no hace falta usar y piensen en hacer aquello que sus jefes no les piden pero seguramente valorarán.Para acceder a la capacitación que sus nuevos roles le exigen, las secretarias refundaron el Centro Argentino de Secretarias, una entidad qu existe hace unos 18 años pero que, por problemas financieros casi desaparece. Hace dos años, un grupo de asistentes de empresas como Laboratorios Rontag, Renault, Telecom, Refinerías de Maíz, entre otras, decidieron unirse y recrearlo. Hoy, el CAS, cuya sede física está terminándose de armar -su teléfono temporariamente es el (15) 4143-2134- reúne a unas 200 secretarias ejecutivas. La entidad no tiene funciones gremiales ni políticas, sino de capacitación. Periódicamente, en el salón auditorio de alguna de las empresas donde sus miembros trabajan organizan reuniones, charlas o eventos en los cuales transmiten distinto tipo de conocimiento entre sus socias. También consiguen trabajo si alguna de sus miembros lo pierde; chequean si sus sueldos están a tono con el mercado o hacen red -lo que los americanos llaman networking- si alguien necesita asistencia de algún tipo. De hecho, ya reservaron su propio stand en la feria de secretarias, donde esperan reunir más voluntades para su reflotada entidad.

como debe comportarse una secretaria

Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.




Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:



1. Eficiente, discreta y respetuosa.



2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.



3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.



4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.



5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.



6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.



7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.